E-Fatura
Önceden tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR standardında ve elektronik belge olarak düzenledikleri faturaları, belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısıdır.
e-Fatura Uygulamasını kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen ve e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web uygulamasıdır.
213 sayılı Vergi Usul Kanununun 232nci maddesi uyarınca fatura düzenlemek zorunda olan mükelleflerin e-Fatura Uygulamasından yararlanma imkanı bulunmaktadır.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından zorunluluk kapsamına dahil edilen firmalar:
- Madeni yağ lisansı sahipleri:
5015 Sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip mükellefler
- Tütün ve tütün ürünleri ile kolalı gazoz ve alkollü içecek ürünlerini üreten ve ithal edenler:
4760 Sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükellefler
- Söz konusu listelerde yer alan mükelleflerden 2011 yılında mal alan ve Tebliğde belirtilen brüt satış hasılatına sahip olan mükellefler
e-Fatura Uygulamasından yararlanmak isteyenlerin Gelir İdaresi Başkanlığı’na yazılı olarak başvurması gerekmektedir. Başvurunun uygun bulunduğu bilgisi kişiye ulaştıktan sonra, bedelini TÜBİTAK/UEKAE’ye ödeyerek mali mühür sertifikasının temin edilmesi gerekmektedir. (Başvuru Süreci ile ilgili olarak tıklayın)
Sertifika kişinin eline ulaştıktan sonra e-Fatura Uygulaması, e-Fatura Portalı aracılığıyla veya kişinin kendi bilgi işlem sistemi entegre edilerek kullanmaya başlanabilir. Kişinin kendi bilgi işlem sistemi entegre edilerek kullanılmak tercih ediliyorsa Gelir İdaresi Başkanlığı’na e-Fatura Entegrasyon Başvurusu da yapılmalıdır.
Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere, tüzel kişi ve diğer kurum, kuruluş ve işletmelere ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulan Mali Mühür, Başkanlık adına TÜBİTAK-UEKAE tarafından kurulan elektronik sertifika alt yapısını ifade etmektedir.
Mali mühür sertifikası edinildikten sonra e-Fatura gönderme ve alma işlemleri e-Fatura Portalı aracılığıyla veya entegre edilen bilgi işlem sistemi üzerinden yapılabilmektedir. Mali Mühür sertifikası aktive edildikten sonra ayrıca herhangi bir işlem yapılmasına gerek kalmaksızın e-Fatura Portalını kullanmak mümkündür. Portalın sunduğu sınırlı imkanlardan daha ileri bir faturalaşma ihtiyacı var ise, bilgi işlem sistemini e-Fatura Uygulamasına entegre ederek e-Fatura gönderilebilir. Entegrasyon için GİB’e ayrıca başvuruda bulunulması gerekmektedir.
e-Fatura Portalı üzerinden uygulamayı kullanmaya başlamak sonradan entegrasyon yapılmasına engel teşkil etmez. Uygulamaya ilk başvuruda entegrasyon talebinde bulunulabileceği gibi daha sonradan da entegrasyon başvurusu yapılabilmektedir. Ancak, e-Fatura Uygulamasının hem entegrasyon hem de portal yolu ile kullanımı mümkün değildir.
e-Faturanın bütünlüğü ve kaynağının doğruluğu mali mühür ile sağlandığından, elektronik belge biçimini muhafaza etmesi gerekmektedir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali Mührü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde, kendi bünyelerinde muhafaza edecekler ve istendiğinde ibraz edeceklerdir.
Elektronik faturalaşma yoğunluğu az olacak firmalar uygulamayı portal üzerinden kullanabilmektedirler. Entegrasyon zorunluluğu bulunmamaktadır. LOGO’nun Dosya Transfer Çözümü (Portal Çözümü) bu ihtiyaç düşünülerek geliştirilmiştir ve faturalaşma yoğunluğu ayda 500’den az firmalara yöneliktir. Bu çözüm ile GİB’in belirlediği formata uygun olarak hazırlanan e-Fatura’lar bir klasörde toplanır. Sonrasında GİB’in portaline kullanıcı tarafından manuel olarak yüklenir.
e-Fatura kesmek zorunda olunan mükelleflere kağıt fatura düzenlenememektedir. Zorunluluk kapsamında olan ve e-Fatura uygulamasına geçmiş mükelleflere kağıt ortamında düzenlenmiş faturalar hiç düzenlenmemiş hükmündedir.
e-Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler arasında faturalaşma işlemleri için elektronik fatura düzenlemeleri zorunludur.
Bu kapsamda, uygulamadan yararlanan mükellefler fatura düzenlemeden önce muhattabın www.efatura.gov.tr‘deki kayıtlı kullanıcı listesine kayıtlı olup olmadıgını kontrol edecekler; kayıtlı kullanıcı ise zorunlu olarak elektronik fatura, kayıtlı kullanıcı degilse kâgıt fatura düzenleyeceklerdir.
Ayrıca aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kağıt faturanın, hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi de mümkün değildir.
e-Faturanın düzenlenmesinde, gönderilmesinde ve alınmasında aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir:
- e-Fatura Başkanlık tarafından duyurulan format ve standartlara uygun biçimde oluşturulmalıdır.
- e-Fatura, sadece e-Fatura bünyesinde tanımlı olan kullanıcılar adına düzenlenmelidir. Bu nedenle e-Fatura alma yetkisi bulunmayanlar adına e-Fatura düzenlenmesi mümkün değildir.
- e-Faturalar, e-Fatura Uygulaması aracılığı ile müşterilere gönderilmelidir. Bu bakımdan uygulama harici yollarla gönderilen herhangi bir elektronik belge Vergi Usul Kanunu kapsamında e-Fatura olarak kabul edilmez. Müşterinin uygulama üzerinde tanımlı olması, faturanın format ve standartlara uyması ve elektronik belgenin mali mühür ile mühürlenmiş olması bu sonucu değiştirmez.
- e-Fatura mali mühür ile mühürlenmelidir. Üzerinde mali mühür bulunmayan herhangi bir belge Vergi Usul Kanunu kapsamında e-Fatura olarak kabul edilmez.
LOGO’da e-Fatura Çözümleri; LOGO e-Fatura Modülü (Dosya Transfer Çözümü) ve LOGO e-Fatura Modülü + Sunucu Yazılımı (GİB Entegrasyon Çözümü) olmak üzere 2 şekilde sunulmaktadır. GİB’dan Özel Entegratörlük iznini alan LOGO Elektronik tarafından da e-LOGO Özel Entegratörlük Hizmeti sağlanmaktadır.
LOGO e-Fatura uygulamasının kullanılabilmesi için halihazırda LOGO ticari paket ürünlerinden bir tanesine (Tiger Enterprise, Tiger Plus, GO Plus) sahip olunması gerekmektedir. Ayrıca 2.18.00.00 versiyonu ve sonrası LogoConnect ürünü de yine e-Fatura modülünü kullanabilmek için önkoşuldur.
LOGO’nun Fatura işlem sayısı az (ayda 5000 faturadan az) olan işletmeler için geliştirdiği çözümdür. Bu uygulama ile işletmeler e-Fatura alma ve gönderme işlemlerini özel bir sunucu yazılımına ve donanımına gereksinim duymadan yapabilirler. Böylelikle e-Fatura yatırım maliyetlerini minimum seviyede tutarlar.
LOGO e-Fatura uygulaması ile GİB’in belirlediği formatta hazırlanan e-Faturalar belirlenen bir klasörde toplanır. Daha sonra hazırlanan bu e-Fatura dosyaları, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Fatura Portalı’na kullanıcı tarafından manuel olarak yüklenir ve buradan alıcısına gönderilir.
Ters akışta da, Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan e-Fatura Portalı’na gelen e-Faturalar da yine kullanıcı tarafından manuel olarak klasöre alınır; sonrasında LogoConnect aracılığıyla ERP sistemine aktarımı gerçekleştirilir.
Özetle kullanıcı, e-Fatura sistemi üzerinden, faturalarını kendi belirlediği klasörde otomatik olarak kaydeder. Ancak bu klasörün, GİB’in e-fatura portaline aktarımını portale girerek manuel olarak yapar.
LOGO’nun Tedarikçi/müşteri sayısı ve buna bağlı olarak gelen ve giden fatura sayısı çok (ayda 5000 faturadan fazla) olan işletmeler için geliştirdiği çözümdür. LOGO e-Fatura modülüyle birlikte alınacak e-Fatura Sunucusu üzerinden e-Fatura uygulaması kullanılabilmektedir. GİB ile kurulan entegrasyon ile e-Faturaların otomatik olarak iletimi gerçekleştirilmektedir.
Tüm faturalar LogoConnect ile paketlenmekte ve bir web servisi aracılığıyla Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilmektedir. Kullanıcının LOGO ERP ürünlerinde kesilmiş faturaları GİB Merkez Sunucusu üzerinden ilgili alıcıya iletilir. Aynı şekilde GİB Merkez Sunucusu aracılığıyla gönderilen UBL formatındaki faturalar da Kullanıcının ERP sistemine alınır. Bu işlemler için kullanıcının ayrıca portale girmesine gerek yoktur. LOGO e-Fatura çözümü üzerinden e-Faturalar mühürlenir, zarflanır ve portale otomatik aktarılır.
Sunucunun herhangi bir datacenter’da tutulması sorun teşkil etmez. Ancak entegrasyon yöntemi ile kendi sunucuları üzerinden sisteme bağlanacak firmaların, sunucularını datacenter’da tutmaları halinde, bu sunucunun yönetimi işlemlerini üstlenmiş olmaları gerekmektedir. Yani, datacenter’dan sadece alan temini yapılmış olup üzerinde çalışacak yazılımın kullanıcı tarafından yönetiliyor olması gerekmektedir.
Sunucunun lokasyonu ile ilgili tek kısıtlama “yurtiçi”nde bulundurulması koşuludur.
LOGO GİB Entegrasyon Çözümü’nde (e-Fatura Modülü + Sunucu Yazılımı), e-Fatura alıcısı için bildirim yapılması sağlanmaktadır. Böylelikle; sunucuya gelen e-Faturalar, uygulama ve sistem yanıtları için e-posta ile önceden belirlenmiş kullanıcılara bildirim yapmaktadır.
Mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki mali mühürü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde muhafaza etmek ve gerektiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
Entegrasyon için arşivleme zorunludur ve sunucu çözümünde otomatik arşivleme yapılması ve yedekleme için prosedürlerin belirlenmesi sunucu tarafında sağlanmaktadır. Aynı zamanda LogoConnect’te posta kutusu arşiv yapısı bulunmaktadır. Yani, esas olan ve birincil arşiv yapısı sunucu, ekstra arşiv yapısı ise LogoConnect tarafından sağlanmaktadır.
Ayrıca GİB’in yayınladığı tebliğe göre ”Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup, üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. Başka mükelleflerden elektronik saklama hizmetinin alınması, mükelleflerin elektronik faturalarının muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.”
LOGO’nun şu anda uygulama olarak sunduğu 2 çözümü bulunmaktadır: ”e-Fatura Modülü (Dosya Transfer Çözümü)” ve ”LOGO e-Fatura Modülü + Sunucu Yazılımı (GİB Entegrasyon Çözümü).”
Özel Entegratörlük izni için de başvurular yapılmaktadır ve yakın dönemde e-Fatura Servis Sağlayıcılığı Hizmetinin de verilmesi planlanmaktadır.
LOGO özel entegratörlük hizmeti verecektir. Bunun yanında farklı entegratörlerle de işbirliğinde olmayı planlamaktadır. Görüşme ve çalışmalara başlanmıştır.
Lokal arşivleme yapılabilecektir. Lokal arşivlemede veriler, sunucu çözümü ile firmanın GİB ile haberleşmede sağladığı sunucusunda bulundurulacaktır.
LOGO olarak bu ihtiyaç için LOGO ürünlerinde çalışacak bir uygulama sağlanmakta ve bu uygulamanın belirli periyotlarda çalışarak GİB’in listelerini kontrol etmesi sağlanarak Cari Hesapların e-Fatura kullanıcısı olup olmadıkları bilgileri güncel tutulabilmektedir.
Büyük oranda müdahale edilemeyecektir. e-Fatura standart bir format olup ek alanların eklenmesi mümkün değildir. Kısıtlı alan kullanımı vardır. Ancak LOGO olarak, bu gibi ekstra bilgilerin aktarımı için e-Fatura’nın B2B fatura gönderimi ile desteklenmesini sağlamayı hedeflemekteyiz.
e-İmza kişiye verilir, kişinin ıslak imzasına karşılık gelmektedir. Mali mühür ise firmaya verilir, firma yetkilisi taahhüdü ile firma için oluşturulmuştur.
(Kamu Sertifikasyon Merkezi) KamuSM’den alınacak olan “Mali Mühür Sertifikası” zorunludur. e-İmza gibi ek ürünler, ek güvenlik sağlamak amacıyla kullanılabilir.
KamuSM’den alınması gereken “Mali Mühür” için ücret ödenmesi gerekmektedir. Fiyat ve detaylar için http://mm.kamusm.gov.tr/fiyatlandirma.jsp adresi ziyaret edilebilir.
GİB’in belirlemiş olduğu standart bir fatura numara şablonu bulunmaktadır:
- İlk 3 karakter mükellefin belirleyebileceği sabit karakterler (Harfler),
- Takip eden 4 karakter sabit ve yıl değeri,
- Takip eden 9 karakter ise 000000001’den başlamak ve sıralı gitmek suretiyle sıralı artan rakamlardan oluşmaktadır.
Portal için ise, GİB’in Portal’inde oluşan ilk numara kullanılarak, bu numaranın artan değerleriyle devam etmek gerekmektedir.
e-Fatura carileri için satış faturalarında “e-Fatura” işareti otomatik olarak işaretlenmektedir. Bu türdeki faturalar kaydedilirken fatura numarası “e-Fatura” numaralama şablonuna göre üretilmektedir.
Alıcının bu faturaları red ya da iade etmesi gerekecektir. Ancak, GİB’in sisteminde aynı e-fatura 2 kez aynı akıştan geçemediği için her iki durumda da değişiklik yerine yeni fatura üretimi gerekecektir.
XSLT fatura görüntüleme formatı uygulaması ile kullanıcılar istedikleri formatta e-Fatura oluşturabilirler. LOGO İş ortakları düzenlemeleri yapabilmektedirler.
LogoConnect B2B altyapısında eşleme tabloları üzerinden cari hesap bazlı kod eşlemeleri sağlanmaktadır. e-Fatura için de bu yapı kullanılmaktadır.
Tiger ailesi ürünü kullanan bir firma sahip olduğu her firma için e-Fatura modülü almak zorunda değildir. Tek ürün alınması yeterli olmakta, ek olarak da firma sayısı artırımı yapılabilmektedir.
Ancak e-Fatura Modülü için firma sayısı artırımı GİB’e beyan edilmiş firmalar bazında değerlendiriliyor. Bu nedenle, TE ya da TP ürününü müşterinin kaç firmasında açtırdığı önemli bir değerlendirme kriteri değil. GİB’e beyan edilen firma sayısı bir ise 1 e-Fatura modül satışı yeterli olmaktadır. (Yani değerlendirme kriteri Tüzel Kişilik sayısı üzerindendir.)
GİB tarafından yayımlanan son tebliğlere göre, zorunluluk kapsamına giren firmaların en geç 1 Eylül 2013 tarihine kadar başvurularını yapmaları ve 2013 takvim yılı içerisinde de e-Fatura kullanmaya başlamaları gerekmektedir.
e-Fatura + Server yazılımı çözümü faturalaşma yoğunluğu az olan firmalarda da isteğe bağlı olarak kullanılabilmektedir. Bu noktada önemli olan, firmanın gerekli sunucu yapısını sağlayabiliyor olmasıdır.
Server çözümü müşterinin ortamında olan bir çözüm. Bu tür bakım anlaşmaları, LOGO İş Ortakları ile yapılmalı. Bakım ve kesinti müşterinin kendi ortamında yapııldığı için, LOGO GİB tarafından muhatap kabul edilmemektedir.
Entegrasyon çözümünde paket dahilinde sunucu yazılımı bulunmaktadır. Sunucunun donanımı, bakımı ve hizmeti müşteriye ve anlaşmalarına göre LOGO İş Ortağına aittir. LOGO bu bakım işlemlerini İş Ortaklarının üstlenmesini desteklemektedir.
LOGO faturalarda, e-Fatura carileri için otomatik olarak e-Fatura işaretlenmesini sağlamaktadır. Bu işareti kullanıcının bilerek kaldırması durumunda LOGO ekstra bir uyarı vermemektedir. Yine de böyle bir talep varsa nedenleriyle iletilmesi durumunda değerlendirmeye alınabilir.